A 2011. évi ellenőrzési terv végrehajtásának eljárási szabályai

Tisztelt Pályázó Partnereink!

Tájékoztatjuk Önöket, hogy az NKA Igazgatósága Belső Ellenőrzési Osztálya tervezett helyszíni vizsgálatait egységes ellenőrzési program szerint végzi. A program tartalmazza egyebek között az ellenőrzés célját, az alkalmazott ellenőrzés típusát és módszereit, az ellenőrzésre vonatkozó jogszabályi felhatalmazás hivatkozását. Az ellenőrzés megkezdéséről szóló írásos értesítésben, és a vizsgálati jelentés bevezetőjében erre a programra utalunk.

Tájékoztatásul, az alábbiakban tesszük közzé.

Az ellenőrzést végző szervezet: NKA Igazgatósága Belső Ellenőrzési Osztály, valamint NKA Szakmai Kollégiumai.

A pénzügyi ellenőrzés feladata a számszerűsíthető, nevesíthető tények csoportosítása és elemzése:

1. A pályázati kiírás, a benyújtott pályázati dokumentáció, a döntés és a támogatási szerződés szabályszerűségi és pénzügyi összhangjának vizsgálata.
2. A támogatás szerződésszerű felhasználásának, a megvalósításról készült szakmai beszámoló és pénzügyi elszámolás teljességének és szabályszerűségének vizsgálata.
3. A helyszíni vizsgálat elvégzése, különös tekintettel az alábbiakra:
• a pályázati cél megvalósulása, a támogatás szerződésszerű felhasználása;
• az elszámoló lapok és az eredeti okmányok összhangja;
• a támogatás és felhasználásának megfelelése a könyvelésben;
• a számlák, alapokmányok kezelése;
• ÁFA szerződésszerű kezelése;
• a támogatások elkülönített nyilvántartása;
• a támogatási összegek célszerűen ütemezett felhasználása és a szerződéses határidők betartása;
• a benyújtott projekt teljes megvalósítási költségének számviteli hitelességű igazolása (főkönyvi kivonattal vagy analitikus gyűjtéssel), megfelelése az elszámoló lap utolsó sorában jelentett összeggel (a 292/2009. (XII.19.) Kormányrendeletben foglalt szabályok figyelembevételével).

Az ellenőrzés részletes szakmai programja:

1. A pályázati cél szerződésszerű megvalósításának vizsgálata:
2. a benyújtott költségvetéssel összhangban és megfelelő minőségben történt-e a megvalósítás
3. az esetleges határidő, illetve jogcímmódosításoknak mi volt a szakmai háttere?
4. A helyszíni vizsgálat elvégzése:
• a csatolt szakmai beszámoló hűen és megfelelő részletezéssel tükrözte-e a pályázati cél megvalósítását?
• folyamatában, illetve utólag milyen adatokkal, mutatókkal mérhető, igazolható a támogatás hatékony felhasználása?
• a pályázati cél megvalósításának szakmai dokumentálása megfelelő-e?
• A konkrét pályázatra vonatkozó speciális ellenőrzési szempontok.

Az ellenőrzés típusa: pénzügyi vagy teljesítmény-ellenőrzés.

Az ellenőrzés módszerei:

• nyilvántartások, okmányok alapján történő tételes ellenőrzés (a követelmények és a teljesítések egybevetése, az okmányok és nyilvántartások megbízhatóságának, hitelességének vizsgálata, tartalmi ellenőrzése),
• kapcsolódó könyvelési dokumentumok áttekintése,
• helyszíni vizsgálat,
• szóbeli kérdésfelvetés, vezetőkkel és munkatársakkal folytatott egyeztetések,
• közvetlen megfigyelés (interjú, mintavételes vizsgálat),
• követelmények (jogszabályok, belső szabályzatok, utasítások, döntések, határozatok), eljárások és rendszerek szabályzatainak megismerése, értékelése,
• pénzügyi, számviteli és statisztikai adatok, költségvetés, beszámolók, szerződések, programok stb. elemzése és értékelése,
• korábban készült ellenőrzési jelentések megismerése.

Ellenőrizendő időszak: a pályázat benyújtásától az elszámolás lezárásáig.

Az ellenőrzés elrendelése: az NKA Igazgatóságának 2011. évi belső ellenőrzési terve alapján a 71933/10, 71934/10, 71935/10, 71936/10 és 71937/10 számú valamint a szakmai megbízólevelekkel.

Jogszabályi vagy egyéb felhatalmazás: a 193/2003 (XI.26) – többször módosított – Kormányrendelet előírásai alapján, valamint a NKA Igazgatósága Belső Ellenőrzési Kézikönyve vonatkozó előírásai szerint.

Az ellenőrzést végzők:
vizsgálatvezető
belső ellenőr
támogató szakmai kollégium kurátora

A helyszíni ellenőrzés tervezett időtartama: 1-3 munkanap

A végleges ellenőrzési jelentés elkészítése:

• a jelentés-tervezetre adott mindenkori Záradék függvényében, a kormányrendeletben foglaltak figyelembevételével;
• a helyszíni ellenőrzés záró megbeszélésén egyeztetett és a Tudomásulvételi Záradékban nyugtázott egyetértés esetében, jelentés-tervezet nem készül.

A vizsgálathoz pályázatonként felhasználásra kerülő dokumentumok jegyzéke:
pályázati kiírás (ha van); a pályázó pályázati dossziéjában levő dokumentumok (döntéssel, szerződéskötéssel, szerződésmódosítással, pénzügyi elszámolással, szakmai beszámolóval kapcsolatos okmányok, elszámolási bizonylatok másolatai, hatósági igazolások, stb.); a pályázat/okhoz kapcsolódó könyvelési dokumentumok.

A helyszíni vizsgálatokról ellenőrzési jelentés készül, mely tényszerű megállapításokat tartalmaz a szerzett tapasztalatokról és – szükség esetén – javaslatokat fogalmaz meg az ellenőrzött számára további sikeres pályázás érdekében.

Az ellenőrök összesített véleményt formálnak a vizsgált területről, a pályázatról és a teljesítés, elszámolás szabályosságáról. Ez öt minőségi kategória valamelyikébe való besorolással történik.
Megfelelő: működő belső kontrollok, minőségi teljesítmény. A megállapítások nem utalnak alapvetően gyenge pontokra. Képesség a célkitűzések megvalósítására, a kockázatok megfelelő kezelésére.
Korlátozottan megfelelő: a legtöbb tekintetben elfogadható teljesítmény. A megállapított hibák a szokásos munkafolyamatok mellett javíthatók.
Gyenge: a folyamatok rendszere több hiányosságot mutat. A teljesítményt nem felügyelik megfelelően, az alkalmazott eljárások sem elég hatékonyak. A hiányosságok megszüntetése, a rendezés és a javítás érdekében intézkedési terv készítése indokolt.
Kritikus: a teljesítmény, a működési feltételek több szempontból hiányosságot mutatnak. Alapvető belső ellenőrzési pontok nem működnek. A rendezés és a javítás érdekében intézkedési terv készítése indokolt. A vezetés javító intézkedéseinek eredményét további ellenőrzések során kell igazolni.
Elégtelen: a hibák és a mulasztások súlyosan veszélyeztetik a működést. A figyelmetlen ügykezelés, jogszabály-sérelem, eltérés a meghatározott eljárástól pénzügyi hiányt és/vagy a támogatás visszafizettetését eredményezheti. A beavatkozás elmulasztása veszélyezteti a pályáztatásban való részvételt. A hiányosságok megszüntetése, a rendezés és a javítás érdekében intézkedési terv készítését tartjuk szükségesnek.

A pályázóknál elvégzett helyszíni ellenőrzések eredményéről tájékoztatjuk az NKA Igazgatóságát és szakmai testületét.

Budapest, 2011. február 17.