1.  Éves ellenőrzési tevékenység előkészítése
1.1.  A tervezés és szempontjai
1.2.  A vizsgálatok előkészítése, ellenőrzési program
2.  Az ellenőrzési terv végrehajtása
2.1.  A pályázók, támogatottak helyszíni vizsgálatának főbb mutatói
2.2.  Pályázók helyszíni szakmai vizsgálata
2.3.  Pályázók helyszíni pénzügyi vizsgálata
3.  A tapasztalatok hasznosítása és nyilvánossága
3.1.  A megállapítások megvitatása, ellenőrzési jelentések
3.2.  Megbeszélt és elfogadott általános érvényességű javaslatok valamennyi vizsgálati típusra és szegmensre
3.3.  Rendezés, realizálás
3.4.  A tapasztalatok hasznosítása az NKA-nál

1.  Éves ellenőrzési tevékenység előkészítése

1.1.  A tervezés és szempontjai

Felügyeleti szerveink ajánlásai nyomán az Alap és az Igazgatóság vezetői az újabb középtávú 2009-2012 közötti időszakra nagyléptékű elvárást támasztottak. A terv azzal az igénnyel készült el, hogy az NKA valamennyi szakmai kollégiumának valamennyi kurátora évente legalább egyszer teljesítmény vizsgálatban vegyen részt.
A fővárosi és vidéki pályázók ellenőrzését az éves tervben megközelítően fele-fele arányban szerepeltettük.
Az éves tervet a Portálon közzétettük.

1.2.  A vizsgálatok előkészítése, ellenőrzési program

A helyszíni ellenőrzésekről a pályázók részére előzetesen megküldtük az értesítő levelet, amely egyben tájékoztatót adott a felkészülés egyes technikai vonatkozásairól is.

A teljesítmény vizsgálatok szakmai programja általános megközelítésben az alábbi szempontokat tartalmazta:

1. A pályázati cél szerződésszerű megvalósításának vizsgálata: a benyújtott költségvetéssel összhangban és a megfelelő minőségben történt-e a megvalósítás; az esetleges határidő, illetve jogcímmódosításoknak mi volt a szakmai háttere.
2. A helyszíni vizsgálat elvégzése: a csatolt szakmai beszámoló hűen és megfelelő részletezéssel tükrözte-e a pályázati cél megvalósítását, folyamatában, illetve utólag milyen adatokkal, illetve mutatókkal mérhető, igazolható a támogatás hatékony felhasználása; a pályázati cél megvalósításának szakmai dokumentálása megfelelő-e.
3.  A konkrét pályázatra vonatkozó speciális ellenőrzési szempontok.

A helyszíni pénzügyi vizsgálatokat az esetek többségében a következő program szerint végeztük:

1. A pályázati kiírás, a benyújtott pályázati dokumentáció, a döntés és a támogatási szerződés összhangjának vizsgálata.
2. A támogatás szerződésszerű felhasználásának vizsgálata.
3. A helyszíni vizsgálat elvégzése, különös tekintettel az alábbiakra:

- a pályázati cél megvalósulása, a támogatás szerződésszerű felhasználása;
- az elszámoló lapok és az eredeti okmányok összhangja;
- a támogatás és felhasználásának megfelelése a könyvelésben, elkülönített nyilvántartása;
- a számlák, alapokmányok kezelése;
- a támogatási összegek célszerűen ütemezett felhasználása és a szerződéses határidők betartása.

2.  Az ellenőrzési terv végrehajtása

2.1.  A pályázók, támogatottak helyszíni vizsgálatának főbb mutatói

Az ellenőröknek összesített véleményt kellett formálnia a vizsgált területről, a pályázatról és a teljesítés, elszámolás szabályosságáról. Ez öt minőségi kategória valamelyikébe való besorolással történt. Megállapításaink az esetek többségében a rendben levőséget, a szabályok és a szerződéses fegyelem betartását igazolták vissza. Ez tükröződik a minősítési mutatók irányzatában is.

Minősítések megoszlása és átlaga összehasonlító idősorban:

A vizsgált pályázati célok megvalósításának szakmai minősítése

*Az átlag összetevői: kiválóan megfelelő, kiváló, megfelelő, jó = 5, korlátozottan megfelelő = 4, gyenge = 3, kritikus = 2, elégtelen = 1, nem értelmezhető = 0.

A vizsgált támogatások felhasználásának pénzügyi minősítése

* Az átlag összetevői: megfelelő = 5; korlátozottan megfelelő = 4; gyenge = 3; kritikus = 2; elégtelen = 1; nem értelmezhető = 0.

2.2.  Pályázók helyszíni szakmai vizsgálata

Az elvégzett teljesítmény ellenőrzések teljes körére vonatkozóan összességében megállapítottuk, hogy - egy eset kivételével - a pályázati célok a felhívásoknak megfelelően teljesültek. Előfordult viszont, hogy a megvalósításról készült szakmai beszámolók nem adtak a tartalmukról és jelentőségükről megfelelő képet.
Egy pályázónál a szakmai vizsgálat kiemelt megállapítást tett: a pályázati cél nem valósult meg, mert a könyvkiadásra nyújtott támogatásból elkészített könyv kereskedelmi forgalomba nem került, így az olvasóhoz nem jutott el. Ennek szankcionálására tett ellenőrzési javaslatot az Igazgatóság elfogadta.
Szükséges megemlíteni ugyanakkor, hogy néhány pályázat szakmai megvalósulását a teljesítmény ellenőrzésben résztvevő szakmai kurátorok több szempontból is példaértékűnek tartották, pl.: az NKA támogatásokból olyan kiadványok kerültek a közönség elé, amelyek egyszerre reprezentatív albumok, ismeretterjesztő kiadványok és korabeli történelmi források, középiskolai vagy egyetemi oktatásban is hasznosan forgatható gyűjtemények.

2.3.  Pályázók helyszíni pénzügyi vizsgálata

A vizsgált esetek zömében a támogatások felhasználása a pályázati cél megvalósításának érdekében történt. Az elkészített pénzügyi elszámolások a szabályos felhasználást megfelelően tükrözték, s az anyagok hitelességét a pályázók a helyszínen igazolni tudták.
Az előző évhez viszonyítva előrelépést tapasztaltunk a számlák kezelésénél. Hiányosság, ha kisebb számban is, de előfordult. A pályázók olyan számlákat fogadnak be, amelyből nem állapítható meg a szolgáltatás tartalma vagy a jelölt szolgáltatás közvetlenül nem hozható összefüggésbe a pályázati céllal és felhasználási jogcímmel. Ezekben az esetekben a teljesítés igazolások meglétének a számlákon kiemelt jelentősége lenne. Többször hiányoltuk a számlát alátámasztó dokumentumok – árajánlat, megállapodás, szerződés – meglétét. Fentiek esetén a megfelelő ellenőrzési bizonyosság elmaradása miatt szankcionálási javaslatot tettünk.
Még mindig előfordult a pályázóknál a számlák szabálytalan érvénytelenítése.

Megállapítottuk több esetben, hogy a tervezett költségvetés és a pályázók által közölt tényleges megvalósítási költség között jelentős eltérés mutatkozik. Ebben közrejátszhatott: részint a költségvetés túltervezése, valamint az a körülmény, hogy a Pályázó az igényelt támogatást csökkentett mértékben kapta meg, továbbá az is, hogy a program megvalósítása során keletkező bevételei a tervezetthez képest eltérően alakultak. A Pályázók egy része a teljes tényleges megvalósítási költségként kimutatott adatot a helyszíni ellenőrzés során nem tudta számviteli dokumentummal alátámasztani.

Az ÁFA kezelése - egy eset kivételével - általában rendben lévő volt. Többször kellett viszont rámutatni, hogy – a támogatási szerződésben rögzítettek szerint is – a visszaigénylő pozícióban lévő szervezetek részéről a bruttó elszámolás nem indokolt.
Természetesen az ÁFA alany pályázóktól a helyszíni ellenőrzés során nyilatkozatot kérünk arról, hogy a már bruttó módon elszámolt pályázataik után az ÁFÁ-t visszamenőlegesen sem igénylik vissza.
Súlyos megállapítást tett a Belső Ellenőrzés egy Pályázónál, aki az általános forgalmi adót a támogatás terhére elszámolta és ugyanakkor visszaigényelte. Az elszámolásban kimutatott pénzügyi hiány visszafizettetésére tettünk javaslatot.

A pályázati dokumentációt a vizsgált esetekben fizikailag elkülönített módon kezelték - tárolták. A pályázati pénzek és a támogatás felhasználása analitikus nyilvántartásokkal a legtöbb esetben nyomon követhető.

A számvitelben az elkülönítés megvalósítására az un. munkaszámos rendszer terjedt el, amellyel azonban az esetek többségében nem közvetlenül a pályázatról, hanem a projekt egészéről nyerhető információ. A pályázatonkénti további elkülönítés a rendelkezésre álló könyvelési program függvénye.

3.  A tapasztalatok hasznosítása és nyilvánossága

3.1.  A megállapítások megvitatása, ellenőrzési jelentések

Minden helyszíni vizsgálat befejezésekor záró-megbeszélést tartottunk. A jelentés - tervezetre az ellenőrzött szervezetnek módjában volt észrevételeket, magyarázatot vagy kiegészítést tenni. Az ellenőrzési jelentést azt követően véglegesítettük.
A helyszíni ellenőrzésekről és a vizsgálati jelentésekről a vizsgált szervezetek véleményét közvetett és közvetlen visszajelzéseik alapján ismerjük meg.
Mérési célokat szolgál az ún. „Felmérő lap”, amelyen az ellenőrzés zárása után a vizsgált szervezetek az ellenőrzést végzőket meghatározott szempontok szerint minősítik. Külön felhívtuk a figyelmet, hogy a Felmérő lapot közvetlenül az NKA Igazgatóságának Igazgatója részére kell visszaküldeni; ezzel a felszabadultabb vélemény kifejtést kívánjuk előmozdítani. A visszaérkezési arány magas volt. A Pályázók többsége megfelelőnek értékelte az ellenőrök felkészültségét, az együttműködést a vizsgálat során, a probléma-megértést, megoldási készséget és a javaslatok jellegét.

3.2.  Megbeszélt és elfogadott általános érvényességű javaslatok valamennyi vizsgálati típusra és szegmensre

A hibák megszüntetésére illetve megelőzésére és a javítás érdekében tett javaslatainkat összegző-általánosított jelleggel a következőkben soroljuk fel:

A támogatás felhasználását-, a számlák kiállításának jogosságát közvetlen és közvetett számviteli bizonylatokkal (szerződések, megállapodások, teljesítésigazolások stb.) kell alátámasztani. Csak olyan számlák fogadhatók el, amelyeknél egyértelmű a konkrét pályázati célhoz, az engedélyezett jogcímhez való kapcsolódás. A számlán csak a termék vagy szolgáltatás besorolási (Vtsz, Szj) számának feltüntetése nem elegendő.

Felhívtuk a figyelmet, hogy az elszámolásban feltüntetett teljes tényleges megvalósítási költséget a könyvelt adatok, valamint a dokumentáltan felhasznált természetbeni források figyelembevételével kell meghatározni.
A 2010. évben megítélt támogatásokra vonatkozóan – az államháztartás működési rendjéről szóló 292/2009. (XII. 19.) Korm. rendeletben foglaltak alapján – csökkenteni kell a megítélt támogatás összegét olyan arányban, amennyire a támogatott program teljes, tényleges megvalósítási költsége a beadott költségvetéshez képest elmaradt.

A támogatások felhasználása során felmerült ÁFA kezelését illetően, az ellenőrzés álláspontja változatlan: a visszaigényelhető adó pályázati forrásból történő finanszírozása a támogatás kulturális területen történő hasznosulását csorbítja. Szükséges, hogy az felmerült ÁFÁ-t, a feltételek megléte esetén, a Pályázók visszaigényeljék.

A támogatást és annak felhasználását a szerződés értelmében pályázatonként elkülönítve kell kezelni. Különösen hangsúlyos ez az elvárás a több forrásból történő finanszírozás, a támogatások felhasználásának nyomon követése, valamint egy számlának különböző pályázatokra történő korrekt rész-elszámolása érdekében. Ezért több alkalommal javasoltunk ilyen irányú továbbfejlesztést a nyilvántartási (könyvvezetési) rendszerekben.
Az érvénytelenítés rendjének betartása és a jobb azonosíthatóság érdekében indítványoztuk bélyegző alkalmazását. Egy lehetséges változat például:

A vizsgálatokat követő záró-megbeszéléseken, az ellenőrzési jelentések javaslatai között felhívtuk a figyelmet a szabályozottság fontosságára.

3.3.  Rendezés, realizálás

A belső ellenőrzés által tett javaslatok túlnyomó része a vizsgált szervezeteknek szólt. Tevékenységük szabályszerűségének, gazdaságosságának, hatékonyságának és eredményességének javítását vagy jobbítását célozta.

A feltárt hibák, hiányosságok, szabálytalanságok rendezésének két útja volt.

- Egyszerűbb esetekben az ellenőrzési jelentés javaslataira a vizsgált szervezet megadta az észrevételeit. Visszajelezte a megállapítások tudomásulvételét, azokat elfogadva – szükség esetén – intézkedési tervet készített a további, helyesbítő-megelőző lépéseikre, vagy végrehajtotta az értelemszerű pótlásokat. Ezek elfogadásával az ellenőrzési folyamatot lezárhattuk.

- Az ellenőrzési javaslatok realizálásánál NKA Igazgatóságának igazgatói döntésére akkor került sor, amikor a hiányosság rendezésének súlyos elszámolási és pénzügyi következménye volt. A kimutatott hiányok visszafizetésre kerültek. Visszafizettetés az alábbi esetekben történt:

• A pályázati cél nem teljesült;
• Szabálytalan ÁFA elszámolás történt;
• A támogatás egy részét nem az engedélyezett jogcímekre fordították.

3.4.  A tapasztalatok hasznosítása az NKA-nál

Az ellenőrzések tapasztalatairól az NKA Bizottságának Elnökét, a szakmai kollégiumok vezetőit és az NKA Igazgatóságának Igazgatóját rendszeresen tájékoztattuk. A tájékoztató azt a célt is szolgálta, hogy visszajelzést adjunk az összességében jó minősítésekről. Az esetleges kedvezőtlen irányú eltérések kiváltó okait feltártuk és elemeztük. Az eredményt az NKA Igazgatósága mérlegelte, és meghatározta milyen megelőző-szabályozó intézkedések indokoltak, hogy a Pályázóknál mérsékelhető legyen az eltérés vagy a szabálytalanság kockázata.

Budapest, 2010. március 12.