A 2010. évi ellenőrzési terv végrehajtásának eljárási szabályai

Tisztelt Pályázó Partnereink!

Tájékoztatjuk Önöket, hogy az NKA Igazgatósága Belső Ellenőrzési Osztálya tervezett helyszíni vizsgálatait egységes ellenőrzési program szerint végzi. A program tartalmazza egyebek között az ellenőrzés célját, az alkalmazott ellenőrzés típusát és módszereit, az ellenőrzésre vonatkozó jogszabályi felhatalmazás hivatkozását.
Az ellenőrzés megkezdéséről szóló írásos értesítésben, és a vizsgálati jelentés bevezetőjében erre a programra utalunk. Tájékoztatásul, az alábbiakban tesszük közzé.

Az ellenőrzést végző szervezet: NKA Igazgatósága Belső Ellenőrzési Osztály, valamint az NKA Szakmai Kollégiumai.

A pénzügyi ellenőrzés feladata a számszerűsíthető, nevesíthető tények csoportosítása és elemzése:

• A pályázati kiírás, a benyújtott pályázati dokumentáció, a döntés és a támogatási szerződés szabályszerűségi és pénzügyi összhangjának vizsgálata.
• A támogatás szerződésszerű felhasználásának, a megvalósításról készült szakmai beszámoló és pénzügyi elszámolás teljességének és szabályszerűségének vizsgálata.
• A helyszíni vizsgálat elvégzése, különös tekintettel az alábbiakra:
• a pályázati cél megvalósulása, a támogatás szerződésszerű felhasználása;
• az elszámoló lapok és az eredeti okmányok összhangja;
• a támogatás és felhasználásának megfelelése a könyvelésben;
• a számlák, alapokmányok kezelése;
• a támogatások elkülönített nyilvántartása;
• a támogatási összegek célszerűen ütemezett felhasználása és a szerződéses határidők betartása.

Az ellenőrzés részletes szakmai programja:

1. A pályázati cél szerződésszerű megvalósításának vizsgálata:
- a benyújtott költségvetéssel összhangban és a megfelelő minőségben történt-e a megvalósítás?
- az esetleges határidő, illetve jogcímmódosításoknak mi volt a szakmai háttere?

2. A helyszíni vizsgálat elvégzése:
- a csatolt szakmai beszámoló hűen és megfelelő részletezéssel tükrözte-e a pályázati cél megvalósítását?
- folyamatában, illetve utólag milyen adatokkal, illetve mutatókkal mérhető, igazolható a támogatás hatékony felhasználása?
- a pályázati cél megvalósításának szakmai dokumentálása megfelelő-e?

3.  A konkrét pályázatra vonatkozó speciális ellenőrzési szempontok.

Az ellenőrzés típusa: pénzügyi ellenőrzés vagy teljesítmény-ellenőrzés,

Az ellenőrzés módszerei:

• nyilvántartások, okmányok alapján történő tételes ellenőrzés (a követelmények és a teljesítések egybevetése, az okmányok és nyilvántartások megbízhatóságának, hitelességének vizsgálata, tartalmi ellenőrzése),
• kapcsolódó könyvelési dokumentumok áttekintése,
• helyszíni vizsgálat,
• szóbeli kérdésfelvetés, vezetőkkel és munkatársakkal folytatott egyeztetések,
• közvetlen megfigyelés (interjú, mintavételes vizsgálat),
• követelmények (jogszabályok, belső szabályzatok, utasítások, döntések, határozatok), eljárások és rendszerek szabályzatainak megismerése, értékelése,
• pénzügyi, számviteli és statisztikai adatok, költségvetés, beszámolók, szerződések, programok stb. elemzése és értékelése,
• korábban készült ellenőrzési jelentések megismerése.

Ellenőrizendő időszak: a pályázat benyújtásától az elszámolás lezárásáig.

Az ellenőrzés elrendelésre került: az NKA Igazgatóságának 2010. évi belső ellenőrzési terve alapján a 70928/09, 70931/09, 70932/09, 70933/09 és a 70934/09 számú valamint a szakmai megbízólevelekkel.

Jogszabályi vagy egyéb felhatalmazás: a 193/2003 (XI.26) – többször módosított – Kormányrendelet előírásai alapján, valamint a NKA Igazgatósága Belső Ellenőrzési Kézikönyve vonatkozó előírásai szerint.

Az ellenőrzést végzők:

• vizsgálatvezető
• belső ellenőr
• támogató szakmai kollégium kurátora

Az ellenőrzési jelentés elkészítésének határideje: a jelentés-tervezetre adott mindenkori Záradék függvényében, a kormányrendeletben foglaltak figyelembevételével.

A vizsgálathoz pályázatonként felhasználásra kerülő dokumentumok jegyzéke:
pályázati kiírás; a pályázó pályázati dossziéjában levő dokumentumok (döntéssel, szerződéskötéssel, szerződésmódosítással, pénzügyi elszámolással, szakmai beszámolóval kapcsolatos okmányok, elszámolási bizonylatok másolatai, hatósági igazolások, stb.); a pályázat/okhoz kapcsolódó könyvelési dokumentumok.

A helyszíni vizsgálatokról ellenőrzési jelentés készül, mely tényszerű megállapításokat tartalmaz a szerzett tapasztalatokról és – szükség esetén – javaslatokat fogalmaz meg az ellenőrzött számára a további sikeres pályázás érdekében.
Az ellenőrök összesített véleményt formálnak a vizsgált területről, a pályázatról és a teljesítés, elszámolás szabályosságáról. Ez öt minőségi kategória valamelyikébe való besorolással történik.

Megfelelő: működő belső kontrollok, minőségi teljesítmény. A megállapítások nem utalnak alapvetően gyenge pontokra. Képesség a célkitűzések megvalósítására, a kockázatok megfelelő kezelésére.

Korlátozottan megfelelő: a legtöbb tekintetben elfogadható teljesítmény. A megállapított hibák a szokásos munkafolyamatok mellett javíthatók.

Gyenge: a folyamatok rendszere több hiányosságot mutat. A teljesítményt nem felügyelik megfelelően, az alkalmazott eljárások sem elég hatékonyak. A hiányosságok megszüntetése, a rendezés és a javítás érdekében intézkedési terv készítése indokolt.

Kritikus: a teljesítmény, a működési feltételek több szempontból hiányosságot mutatnak. Alapvető belső ellenőrzési pontok nem működnek. A rendezés és a javítás érdekében intézkedési terv készítése indokolt. A vezetés javító intézkedéseinek eredményét további ellenőrzések során kell igazolni.

Elégtelen: a hibák és a mulasztások súlyosan veszélyeztetik a működést. A figyelmetlen ügykezelés, jogszabály-sérelem, eltérés a meghatározott eljárástól pénzügyi hiányt és/vagy a támogatás visszafizettetését eredményezheti. A beavatkozás elmulasztása veszélyezteti a pályáztatásban való részvételt. A hiányosságok megszüntetése, a rendezés és a javítás érdekében intézkedési terv készítését tartjuk szükségesnek.

A pályázóknál elvégzett helyszíni ellenőrzések eredményéről tájékoztatjuk az NKA Igazgatóságát és szakmai testületét.

Budapest, 2010. március 12.