1.  Éves ellenőrzési tevékenység előkészítése

1.1.  A tervezés és szempontjai

A 2008. évi helyszíni ellenőrzések tervezésének egyik fő szempontja a teljesítmény-ellenőrzések volumenének s egyúttal az arányuknak a növelése volt. Irányelv maradt, hogy a támogatások legalább tíz százaléka helyszíni ellenőrzésre is kerüljön. 
A program kiterjedt valamennyi szakmai kollégium illetékességi területére. A kiválasztásnál elsőbbségi sorolást kaptak a nagyobb összegű támogatásban részesült, illetve a vidéki pályázók. Törekedtünk az egyes szakmai kollégiumok által támogatott pályázatokat összeg szerint a valós összetételüket megközelítő súllyal szerepeltetni.
A pénzügyi ellenőrzések tekintetében az NKA miniszteri keretéből nyújtott támogatások elszámolásának vizsgálatát is a megfelelő arányban szerepeltettük a tervben.
Az éves tervet a Portálon közzétettük.

1.2.  A vizsgálatok előkészítése, ellenőrzési program

A helyszíni ellenőrzésekről a pályázók részére előzetesen megküldtük az értesítő levelet, amely egyben tájékoztatót adott a felkészülés egyes technikai vonatkozásairól is.

A teljesítmény vizsgálatok szakmai vonatkozású programja általános megközelítésben az alábbi szempontokat tartalmazta:

A helyszíni pénzügyi vizsgálatokat az esetek többségében a következő program szerint végeztük:

• a pályázati cél megvalósulása, a támogatás szerződésszerű felhasználása;
• az elszámoló lapok és az eredeti okmányok összhangja;
• a támogatás és felhasználásának megfelelése a könyvelésben, elkülönített nyilvántartása;
• a számlák, alapokmányok kezelése;
• a támogatási összegek célszerűen ütemezett felhasználása és a szerződéses határidők betartása.

2.  Az ellenőrzési terv végrehajtása

2.1.  A pályázók, támogatottak helyszíni vizsgálatának főbb mutatói

Az NKA Igazgatósága Belső Ellenőrzési Osztálya a támogatott pályázók vizsgálatára megállapított tervét az ellenőrzések számát illetően teljesítette.
Az ellenőröknek összesített véleményt kellett formálnia a vizsgált területről, a pályázatról és a teljesítés, elszámolás szabályosságáról. Ez öt minőségi kategória valamelyikébe való besorolással történt.

• Megfelelő: működő belső kontrollok, minőségi teljesítmény. A megállapítások nem utalnak alapvetően gyenge pontokra. Képesség a célkitűzések megvalósítására, a kockázatok megfelelő kezelésére.
• Korlátozottan megfelelő: a legtöbb tekintetben elfogadható teljesítmény. A megállapított hibák a szokásos munkafolyamatok mellett javíthatók.
• Gyenge: a folyamatok rendszere több hiányosságot mutat. A teljesítményt nem felügyelik megfelelően, az alkalmazott eljárások sem elég hatékonyak. A hiányosságok megszüntetése, a rendezés és a javítás érdekében intézkedési terv készítése indokolt.
• Kritikus: a teljesítmény, a működési feltételek több szempontból hiányosságot mutatnak. Az alapvető belső ellenőrzési pontok nem működnek. A hiányosságok megszüntetése, a rendezés és a javítás érdekében intézkedési terv készítése indokolt. A vezetés javító intézkedéseinek eredményét további ellenőrzések alá kell vetni.
• Elégtelen: a hibák és a mulasztások súlyosan veszélyeztetik a működést. A hanyag ügykezelés, a jogszabályok figyelmen kívül hagyása, a meghatározott eljárásoktól eltérő gyakorlat mutatkozik, mely pénzügyi hiányt és/vagy a támogatás visszafizettetését eredményezheti. Az ellenőrzött részéről történő beavatkozás elmulasztása a pályáztatásban való részvételt veszélyezteti. A hiányosságok megszüntetése, a rendezés és a javítás érdekében intézkedési terv készítését tartjuk szükségesnek.

A megállapítások az esetek többségében a rendben levőséget, a szabályok és a szerződéses fegyelem betartását igazolták vissza. Ez tükröződik a minősítések mutatóinak irányzatában is.

Minősítések megoszlása és átlaga összehasonlító idősorban:

2.2.  Pályázók helyszíni szakmai vizsgálata

Az elvégzett teljesítmény ellenőrzések teljes körére vonatkozóan összességében megállapítottuk, hogy egy kivételével a pályázati célok a felhívásoknak megfelelően teljesültek. Előfordult azonban, hogy a megvalósításról készült szakmai beszámolók nem adtak ezekről megfelelő képet. Az előrelépés érdekében a szakmai kollégiumok részéről történtek figyelemreméltó intézkedések. Az elmúlt év pályázati kiírásaiban már többször megjelentek a szakmai beszámoló összeállítására vonatkozó kritériumok.
Egy Pályázónál – könyvkiadásra nyújtott támogatás esetében – a szakmai ellenőrzés megállapította, hogy pályázati cél nem valósult meg, az elkészített könyv kereskedelmi forgalomba nem került, így az olvasóhoz nem jutott el.
Érdemes megemlíteni ugyanakkor, hogy néhány pályázat szakmai megvalósulását a teljesítmény ellenőrzésben résztvevő szakmai kurátorok több szempontból is példaértékűnek tartották.

2.3.  Pályázók helyszíni pénzügyi vizsgálata

A pénzügyi vizsgálatok elszámolási, pénzügyi, számviteli és nyilvántartási tapasztalatai általánosak. 

A vizsgált esetek zömében a támogatások felhasználása a pályázati cél megvalósításának érdekében történt. Az elkészített pénzügyi elszámolások a szabályos felhasználást megfelelően tükrözték, s az anyagok hitelességét a pályázók a helyszínen igazolni tudták. Ez a vizsgálatok 94,2,1% esetében így történt, hiszen megfelelő-, vagy korlátozottan megfelelő minősítést kaptak.
Az elmúlt év során – bár kisebb hányadban – előfordultak szabálytalan esetek is.
Kirívó esetként kell megemlíteni a kétszeres elszámolásokat, amelyeknél más támogatónál vagy más támogatásra is elszámolták ugyanazt a ráfordítást. Ez természetesen kamattal növelt visszafizettetést vont maga után.
Jellemző volt a hiányosságok között a nem kellően megalapozott pályázati költségvetés. A támogatás felhasználása ezeknél eltért a költségvetés szerkezetétől és a jóváhagyott jogcímektől. Több probléma adódott a határidők tartásának és a különféle módosítások (jogcím, megvalósítás, elszámolás) kellő időben történő szabályos kezelésének elmulasztása miatt.

Az előző évhez viszonyítva előrelépést tapasztaltunk a számlák kezelésénél. Hiányosság, ha kisebb számban is, de előfordult. Olyan számlákat fogadnak be, amelyből nem állapítható meg a szolgáltatás tartalma vagy a jelölt szolgáltatás nehezen hozható összefüggésbe a pályázati céllal és felhasználási jogcímmel. Ezekben az esetekben kiemelt jelentősége van - az egyébként is kötelező - teljesítésigazolás meglétének a számlákon. Több esetben fordult elő, hogy szabálytalanul hajtották végre a számlák NKA pályázatra történő érvénytelenítését. Nem tudatosult minden Pályázónál, hogy az eredeti számla hiányát pénzügyi hiányként – vagyis visszafizetendő tételként – kell kezelnünk.

A szállítói számlák egy része közvetített szolgáltatásokat is tartalmazott, illetve a rájegyzések alapján a közvetített rész is tovább „kiközvetítésre” került. A háttér bizonylatok meglétéről – továbbszámlázó számlája – néhány esetben csak körülményesen lehetett meggyőződni. Meglétük fontos azért is, hogy az esetleges közvetítői díjak érvényesítéséről kizáró megállapítást lehessen tenni.

Az előző évben gyakori probléma volt, hogy a saját erőből megvalósuló nyomdai szolgáltatások elszámolásához a pályázók un. belső számlát, költségelszámolást mellékeltek. A gyakorlattal szemben az NKA Igazgatóságának Elszámoltatási Osztálya és Belső Ellenőrzési Osztálya egyaránt kifogással élt, mert az nem felelt meg a támogatási szerződésben rögzített feltételnek, miszerint az elszámolás a támogatott nevére és címére kiállított szállítói számlával történhet. A szabályos elszámolásról a Pályázók a Portálon megjelentetett „Pályázati tudnivalókból” tájékozódhatnak.

Az ÁFA kezelése összességében rendben lévő volt. Többször kellett viszont rámutatni, hogy - a támogatási szerződésben rögzítettek szerint is – a visszaigénylő pozícióban lévő szervezetek részéről a bruttó elszámolás nem indokolt, ilyen elszámolás nem fogadható el.
A pályázati dokumentációt mindenhol fizikailag elkülönített módon kezelik - tárolják. A pályázati pénzek és a támogatás felhasználása analitikus nyilvántartásokkal a legtöbb esetben nyomon követhető. A számvitelben az elkülönítés megvalósítására az un. munkaszámos rendszer terjedt el, amellyel azonban az esetek többségében nem közvetlenül a pályázatról, hanem a projekt egészéről nyerhető információ.

Észrevételezni kellett esetenként, hogy a Pályázók a szerződéses PR kötelezettségeket nem-, vagy csak részben-, vagy nem a meghatározott és elvárt színvonalon teljesítették.

3.  A tapasztalatok hasznosítása és nyilvánossága

3.1.  A megállapítások megvitatása, ellenőrzési jelentések

Minden helyszíni vizsgálat befejezésekor záró-megbeszélést tartottunk. A jelentés - tervezetre az ellenőrzött szervezetnek módjában volt észrevételeket, magyarázatot vagy kiegészítést tenni. Egyes indokolt esetekben külön egyeztető megbeszélést is szerveztünk. Az ellenőrzési jelentést azt követően véglegesítettük.
A helyszíni ellenőrzésekről és a vizsgálati jelentésekről a vizsgált szervezetek véleményét közvetett és közvetlen visszajelzéseik alapján ismerjük meg.
Mérési célokat szolgál az ún. „Felmérő lap”, amelyen az ellenőrzés zárása után a vizsgált szervezetek az ellenőrzést végzőket meghatározott szempontok szerint minősítik. Külön felhívtuk a figyelmet, hogy a Felmérő lapot közvetlenül az NKA Igazgatóságának Igazgatója részére kell visszaküldeni; ezzel a felszabadultabb vélemény kifejtést kívánjuk előmozdítani. A visszaérkezési arány magas volt. A Pályázók többsége megfelelőnek értékelte az ellenőrök felkészültségét, az együttműködést a vizsgálat során, a probléma-megértést, megoldási készséget és a javaslatok jellegét.

3.2.  Megbeszélt és elfogadott általános érvényességű javaslatok valamennyi vizsgálati típusra és szegmensre

A hibák megszüntetésére illetve megelőzésére és a javítás érdekében tett javaslatainkat összegző-általánosított jelleggel a következőkben soroljuk fel:

• A pályázati cél eléréséhez összeállított költségvetésnek egyértelmű, pontosan, konkrétan megnevezhető, számlázható, kifizethető és elszámolható költség-nemeket kell tartalmaznia;
• A támogatási szerződés mellékletét képező pénzügyi elszámoló lapnak minden rovatát (különös tekintettel a pénzügyi teljesítést igazoló adat korrekt feltüntetésére) pontosan ki kell tölteni, a kitöltött elszámoló lapot aláírással és pecséttel kell ellátni;
• Az elszámolást közvetlenül és közvetetten alátámasztó számviteli bizonylatokat – ideértve a pályázati dokumentációt, a támogatás elszámolásával kapcsolatos eredeti dokumentumokat, elszámoló lapot, a számlákat, analitikus, illetve részletező nyilvántartásokat is – visszakereshető módon a törvényben előírt ideig a Pályázónak meg kell őriznie (2000. évi C. tv 169§);
• A számlázott szolgáltatásnak a pályázati célhoz illeszkedő konkrét feladatot tartalmazó írásos megrendelésen, megbízáson, szerződésen kell alapulnia. Egyéb költségtérítést (utazás, szállás, étkezés, üzemanyag, stb.) a megbízási szerződésben is rögzíteni kell;
• Az idegen nyelvű számlákhoz, szerződésekhez azokat az adatokat, megjelöléseket kell a magyarul is feltüntetni, amelyek a bizonylat hitelességéhez, a megbízható, a valóságnak megfelelő adatrögzítéshez, könyveléshez, utólagos ellenőrzéshez feltétlenül szükségesek; (2000. évi C. törvény 166§);
• A pályázati elszámolás benyújtása csak kifizetett, rendezett számlákkal történhet meg. Kivételt jelentenek a Műemléki és Régészeti, valamint a Kiemelt Kulturális Program Szakmai Kollégiumok egyes – szerződésben meghatározott - támogatásai;
• A pénzügyi elszámoláshoz csatolt hitelesített számla-másolatot minden esetben az érvénytelenített - NKA pályázati azonosítószámot, az elszámolt összeget, dátumot, szignót tartalmazó - eredeti számlákról kell készíteni. A dokumentumok tartalmi egyezősége követelmény. A teljesítésigazolási, érvénytelenítési folyamat pontosítása és egyszerűsítése céljából a számlákon és más alapokmányokon a munkateljesítések igazolására, és a pályázatonkénti elszámolásra egyaránt alkalmas alábbi technikai bélyegző használatát javasoljuk:

• A kapott támogatást és annak felhasználását a támogatási szerződés értelmében pályázatonként elkülönítve kell kezelni. Különösen hangsúlyos ez az elvárás a pályázati cél több forrásból történő finanszírozása esetén, a támogatások felhasználásának nyomon követése, valamint egy számlának különböző pályázatokra történő korrekt rész-elszámolása érdekében. Ilyen irányú továbbfejlesztést javasoltunk a nyilvántartási (könyvvezetési) rendszerekben.

A vizsgálatokat követő záró-megbeszéléseken, az ellenőrzési jelentések javaslatai között felhívtuk a figyelmet a szabályozottság fontosságára. A pályázatok kezelésének teljes folyamata, úgy mint

• pályázatfigyelés,
• pályázat benyújtása,
• költségvetési jogcímek konkrét költség-nemek szerinti összeállítása,
• szerződéses határidők figyelemmel kísérése, külön figyelemmel a különféle módosítási igények beadásának időkorlátaira,
• a számlákon a teljesítésigazolások és az egyértelmű érvénytelenítések rendszerének kialakítása,
• a számviteli elkülönített kezelés megvalósítása pályázatonként, 
• a szerződéses követelményeknek megfelelő pénzügyi elszámolás és a szakmai beszámolók összeállítása

a pályázók egy jelentős részénél belső szabályozást igényel.

3.3.  Rendezés, realizálás

A belső ellenőrzés által tett javaslatok túlnyomó része a vizsgált szervezetek címére szólt. Tevékenységük szabályszerűségének, gazdaságosságának, hatékonyságának és eredményességének javítását vagy jobbítását célozta.

A feltárt hibák, hiányosságok, szabálytalanságok rendezésének két útja volt.

- Egyszerűbb esetekben az ellenőrzési jelentés javaslataira a vizsgált szervezet megadta az észrevételeit. Visszajelezte a megállapítások tudomásulvételét, azokat elfogadva intézkedési tervet készített a további, helyesbítő-megelőző lépéseikre, vagy végrehajtotta az értelemszerű pótlásokat. Ezek elfogadásával az ellenőrzési folyamatot lezárhattuk.

- Az ellenőrzési javaslatok realizálásánál NKA Igazgatóságának igazgatói döntésére akkor került sor, amikor a hiányosság rendezésének súlyos elszámolási és pénzügyi következménye volt. A kimutatott hiányok visszafizetésre kerültek. Visszafizettetés az alábbi esetekben történt:

• A pályázati cél nem teljesült;
• Kétszeres elszámolás (a számlát az NKA Igazgatóságához is és más támogató szervezethez, illetve az NKA más támogatásához is benyújtotta);
• A támogatás egy részét nem az engedélyezett jogcímekre fordították.

Kedvező fejleményként nyugtáztuk, hogy az eredeti számla hiánya miatt 2008. évben nem került sor támogatás visszafizettetésére.

3.4.  A tapasztalatok hasznosítása az NKA-nál

Az ellenőrzések tapasztalatainak átadása az NKA Bizottságának Elnöke, a szakmai kollégiumok vezetői és az NKA Igazgatóságának Igazgatója részére rendszeresen megtörtént. A tájékoztató azt a célt is szolgálta, hogy visszajelzést adjunk az összességében kedvező tapasztalatokról. Az esetleges kedvezőtlen irányú eltérések kiváltó okait feltártuk és elemeztük. Az eredményt az NKA Igazgatósága mérlegelte, és meghatározta milyen megelőző-szabályozó intézkedések indokoltak, hogy a Pályázóknál mérsékelhető legyen az eltérés vagy a szabálytalanság kockázata.

Budapest, 2009. február 27.