A pályázaton nyert támogatások felhasználásának, elszámolásának 2005. évi helyszíni pénzügyi ellenőrzése és tapasztalatai

Az NKA Igazgatóságának Belső Ellenőrzési Osztálya 2005-ben a Honlapon is közzétett éves terve alapján folytatta a helyszíni ellenőrzéseket.

Az előírásoknak megfelelően, a pályázók részére előzetesen megküldtük az értesítő levelet, amely egyben tájékoztatót adott a felkészülés egyes technikai vonatkozásairól is.

A pályázó partnerek és az Igazgatóság belső ellenőrzésének munkakapcsolata az esetek túlnyomó részében zökkenőmentesen alakult. A szemléletben sem tértek el a nézetek: a belső ellenőrzés feladata a szerződésszerűség, szabályszerűség és a folyamatok rendjének megállapítása, eseti eltéréseknél pedig az okok feltárása és javító intézkedések kezdeményezése volt.

A helyszíni pénzügyi vizsgálatokat az esetek többségében a következő konkrét program szerint végeztük:

• A pályázati cél megvalósulása, a támogatás szerződésszerű felhasználása.
• Az elszámoló lapok és az eredeti okmányok összhangja.
• A pénzforgalom szabályszerűsége, ÁFA elszámolások.
• A számlák, alapokmányok kezelése.
• A támogatások elkülönített nyilvántartása.
• A támogatási összegek célszerűen ütemezett felhasználása és a szerződéses határidők betartása.

Az ellenőrnek összesített véleményt kellett formálnia a vizsgált területről. Ez öt kategória valamelyikébe való besorolással történt.

• Megfelelő: működő belső kontrollok, minőségi teljesítmény. A megállapítások nem utalnak alapvetően gyenge pontokra. Képesség a célkitűzések megvalósítására, a kockázatok megfelelő kezelésére.
• Korlátozottan megfelelő: a legtöbb tekintetben elfogadható teljesítmény. A megállapított hibák a szokásos munkafolyamatok mellett javíthatók.
• Gyenge: a folyamatok rendszere több hiányosságot mutat. A teljesítményt nem felügyelik megfelelően, az alkalmazott eljárások sem elég hatékonyak. Azonnali korrekciós intézkedés szükséges.
• Kritikus: a teljesítmény, a működési feltételek több szempontból hiányosságot mutatnak. Az alapvető belső ellenőrzési pontok nem működnek. A vezetés javító intézkedéseit gyakori beszámoltatással kell egybekötni.
• Elégtelen: a hibák és a mulasztások súlyosan veszélyeztetik a működést. Hanyag ügykezelés, a jogszabályok figyelmen kívül hagyása, a meghatározott eljárásoktól eltérő gyakorlat mutatkozik. A sürgős beavatkozás elmulasztása a szervezet életképességének veszélyeztetésével jár.

A 2005-ben megtartott helyszíni vizsgálatok során adott minősítéseket összefoglalóan az alábbi táblázat szemlélteti.

(x) Megjegyzés: a szakmai vizsgálók a pénzügyitől némileg eltérő kategóriákat alkalmaztak.

A minősítési mutató átlaga romlott az előző évihez viszonyítva. 2004-ben a „megfelelő - korlátozottan megfelelő” tartomány közepén helyezkedett el; 2005-ben egy teljes kategória-egységgel süllyedt, a „gyenge - korlátozottan megfelelő” tartomány közepéig. 2004-ben a 22 helyszíni pénzügyi ellenőrzésből 14 esetben megfelelőnek, 4 esetben korlátozottan megfelelőnek, 3 esetben gyengének, 1 alkalommal pedig kritikusnak minősítettük a vizsgált területet; elégtelen minősítés nem is fordult elő.

Természetesen a közvetlen összehasonlítás nem adhat önmagában valós képet. Befolyásolta a fenti eredményt a vizsgálandó szervezetek szűrtebb kiválasztása, a problémás esetekben folytatott rendkívüli vizsgálatok számának növekedése, de a minősítési elvek egységesített és következetes alkalmazása is.

Az általánosítható tapasztalatok összegzése

A pályázók a kapott támogatásokat minden esetben, a pályázati szerződésekben meghatározott célok teljesítésére használták fel. Jogcímek esetében kisebb eltérések előfordultak.

Sok volt viszont a határidő és a jogcím módosítási kérelem, a kiváltó okok jórészt azonosak voltak. A pályázókkal kötött támogatási szerződések alapján az elszámolási határidő lejárta előtt benyújtott kérelem esetén egy alkalommal lehetőség van felhasználási jogcím, valamint határidő módosítási kérelem benyújtására. Késedelem esetén viszont kötbér érvényesítésére kerül sor.

A pályázatok túlnyomó többségénél az elszámolási lapok és az alapokmányok adatainak egyezőségét állapítottuk meg. A kiadások a banki vagy házipénztári forgalomban, a legtöbb esetben szabályosan teljesültek.

Több vizsgálatnál állapítottunk meg úgynevezett „kettős elszámolást”, amikor a felhasználást igazoló számlák másik pályázat elszámolásában is szerepeltek. Ennek oka – a lezárt vizsgálatoknál – az NKA pályázatra történő érvénytelenítés hiánya és a megfelelő elkülönített nyilvántartás vezetésének elmulasztása volt. Előfordultak olyan esetek is, amikor a helyszínen vizsgált eredeti számlán a Magyar Államkincstár érvénytelenítő bélyegzőjét találtuk meg. A kettős elszámolás gyakorlatilag jogosulatlan közpénzfelhasználásnak minősíthető, emiatt különös gonddal jártunk el minden egyes eset körülményeinek tisztázásában és az elszámolás rendbetételét célzó javaslat kialakításánál. A feltárt esetek új elszámolással, vagy visszafizetéssel rendeződtek.

Előfordult mint kirívó mulasztás, hogy a pályázó a pénzügyi elszámolása összeállításakor és megküldésekor  a vonatkozó tételeket még ki sem fizette, ill. nem rögzítette számviteli rendszerében.

A támogatások és felhasználásuk pályázatonkénti elkülönítése több Pályázónál semmilyen formában nem valósult meg. A könyvelés zárt rendszerében történő elkülönítés hiányát nagyrészt az alkalmazott könyvelési program korlátaival magyarázták.

Ezen túlmenően - az ellenőrzés megkezdéséről szóló értesítőlevélben foglaltak ellenére - több esetben előfordult hogy a pályázati, számviteli dokumentumokat (pl. tisztségviselő-váltás miatt) a helyszínen csak körülményesen sikerült összegyűjteni, illetve, hogy a pályázónál egyáltalán nem létezett elkülönített pályázati dokumentáció.

A kisebb szervezetekre jellemző mulasztás volt, hogy a könyvelési alapbizonylatokat teljesítmény-igazolás, érvényesítés, utalványozás nélkül adták át a – legtöbbször – külső könyvelőnek.

A megállapításokhoz kapcsolódóan a pályázók részére tett javaslataink az esetek többségében az alábbiak voltak:

1.      A pályázati cél eléréséhez összeállított költségvetésnek egyértelmű, pontosan, konkrétan megnevezhető, számlázható, kifizethető és elszámolható költség-nemeket kell tartalmaznia..

2.      A határidő- és jogcím módosítási kérelmek nagy számára tekintettel javasoljuk a pályázóknak a megvalósítás reális határidejének és a költségvetés tételeinek körültekintőbb meghatározását.

3.      A támogatási szerződés mellékletét képező elszámoló lapnak minden rovatát (különös tekintettel a pénzügyi teljesítést igazoló adat korrekt feltüntetésére) pontosan ki kell tölteni; aláírással és pecséttel ellátni.

4.      Nyomatékosan felhívtuk a figyelmet, hogy az elszámolást közvetlenül és közvetetten alátámasztó számviteli bizonylatokat – ideértve a támogatás elszámolásával kapcsolatos eredeti dokumentumokat: számlákat, szerződéseket, analitikus, illetve részletező nyilvántartásokat is – visszakereshető módon a törvényben előírt ideig meg kell őrizni (2000. évi C. tv 169§).

5.      Felhívtuk a figyelmet, hogy a jogszabály a bizonylatok utólagos javításának lehetőségét szigorúan szabályozza. A kibocsátott, és a befogadott bizonylatok alaki és tartalmi hitelességét, megbízhatóságát igazolni szükséges.

6.      Rendre tudatosítani kellett, hogy csak olyan számlák fogadhatók be, amelyekből kideríthető a konkrét pályázati célhoz, az engedélyezett jogcímhez történő kapcsolódás. SzJ szám önmagában nem elég. A számlán a megtörtént szolgáltatás tartalmának leírása, jelölése jogszabályi követelmény ( 2000. C tv 167§).

7.      Nyomatékosítottuk, hogy a pályázat elszámolásának benyújtásakor csak már kifizetett számlák elszámolására kerülhet sor. Az eredeti számlák érvénytelenítését valamennyi elszámolásnál következetesen alkalmazni kell. Az elszámolás során beküldendő másolatot minden esetben (az eredeti számlákra rávezetett konkrét NKA pályázati hivatkozással és elszámolt összeg megjelöléssel) az érvénytelenített eredeti számlákról kell készíteni. A dokumentumok tartalmi egyezősége követelmény. A teljesítésigazolási, érvénytelenítési folyamatra – az NKA honlap archívum menüpontjában konkrétan is bemutatva - javasoltuk egy, a számlákon és más alapokmányokon a munkateljesítések igazolására, és a pályázatonkénti elszámolásra egyaránt alkalmas kombinált bélyegző készítését és használatát.

8.      A számlázott szolgáltatásnak – támogatás felhasználásakor – minden esetben konkrét szolgáltatást, valóságos feladatot tartalmazó írásos megbízáson, szerződésen kell alapulnia. A teljesítésigazolásokra minden esetben szükség van, különös tekintettel arra az esetre, ha a szerződésben rögzített egységár eltér a számlázásitól.

9.      A kapott támogatást és annak felhasználását a támogatási szerződés értelmében pályázatonként elkülönítve kell kezelni. Ez a követelmény a Pályázó részére is segítséget nyújt a több forrásból történő finanszírozás, a támogatások felhasználásának nyomon követése, valamint egy számlának különböző pályázatokra történő korrekt rész-elszámolása során.

A fenti elvárásnak történő megfelelés érdekében a nyilvántartási, könyvvezetési rendszerek ilyen irányú továbbfejlesztését, vagy legalább egy pályázatonkénti analitika (pl. számítógépes Excel tábla) vezetését javasoltuk. Mindenképpen fontos pályázatonként (pl. munkaszám szerint) a támogatás, valamint a kapcsolódó, jogcím szerinti felhasználás összefüggésének igazolása.

Célszerűnek tartjuk a pályázattal kapcsolatos dokumentáció részét képező anyagok (pl. adatlap, benyújtott költségvetés, szerződés, módosításokkal kapcsolatos levelezés, szakmai beszámoló, pénzügyi elszámoló lap, számlamásolatok, stb.) fizikailag is elkülönített megőrzését a Pályázó székhelyén.

Felhívtuk a figyelmet, hogy a vezető tisztségviselők / könyvviteli szolgáltatást végzők személyében történt változásoknál különös gondot kell fordítani a pályázatokkal összefüggő dokumentációk megőrzésére, teljes körű átadására.

A vizsgálatokat követő záró-megbeszéléseken, s az írásos vizsgálati jelentésben a javaslatok között rendre visszatértünk a pályázatkezelés és elszámolás belső szabályozottságának fontosságára.

A 2005. év során lezárt ellenőrzéseknél olyan súlyú mulasztást nem tapasztaltunk, amely nyomán jogi eljárást kellett volna kezdeményezni.

A megállapított hiányosságokra a pályázók figyelmét felhívtuk, akik az intézkedési tervükben vállalták a hibák kiküszöbölését. A beérkezett intézkedési tervek az esetek többségében elfogadhatóak voltak, s így az ellenőrzéseket lezárhattuk.

A vizsgálati jelentés mellett a pályázók egy ún. „felmérő lap”-ot is kaptak, amelyen különböző szempontok szerint az ellenőrök munkáját, a vizsgálat elvégzésének, hasznosíthatóságának jellegét értékelhették. Ezeket közvetlenül az NKA Igazgatóságának  Igazgatója részére küldték meg. Kitöltésük nem volt kötelező, mégis, a visszaküldési arány magas volt, meghaladta a háromnegyedes mértéket. Az alkalmazott kategóriákra (fejlesztést igénylő, átlag alatti, átlagos, jó) adott értékelés súlyozott átlaga a „jó”-t közelítő tartományba esett.  A visszajelzéseket megköszönjük, s javaslataikkal együtt hasznosítjuk azokat munkánkban.

Végezetül tájékoztatjuk a pályázó szervezeteket, hogy 2005. év során az ún. teljesítmény-ellenőrzéseket is megkezdtük. Több oldalról indokolva, nyomatékos ajánlásként megjelent ez a feladat az Állami Számvevőszék jelentésében is.

2005. végéig minden szakmai kollégiumnál legalább egy, összesen 18 teljesítmény-ellenőrzésre került sor. A minősítéseket az NKA Igazgatósága ellenőrzési szabályzatában (Belső Ellenőrzési Kézikönyv) rögzítettek szerint végeztük el a pénzügyi részben, míg a közreműködő kurátorok szakmai megfontolások alapján némiképp eltérő kategóriákat alkalmaztak.

A jövőben tovább növeljük a teljesítmény (pénzügyi és szakmai együttes) ellenőrzések számát, mert általuk egyebek mellett sok, a pályáztatási folyamatban felhasználható tapasztalat nyerhető.

Budapest, 2006. március 31.