A Belső Ellenőrzési Osztály a pályázók részére előzetesen megküldi az értesítő levelet, amely egyben tájékoztató a felkészülés egyes technikai vonatkozásairól is. A helyszíni vizsgálatra részletes írásba foglalt program szem előtt tartásával kerül sor.

Az ellenőrzési program tartalmi váza:

• A pályázati cél megvalósulása
• A pénzforgalom szabályszerűsége
• ÁFA elszámolások
• A számlák, alapokmányok kezelése
• A támogatások elkülönített nyilvántartása
• A támogatási összegek célszerűen ütemezett felhasználása

Az ellenőrnek összesített véleményt kell formálnia a vizsgált területről. Ez a következőkben felsorolt öt kategória valamelyikébe való besorolással történik.

• Megfelelő:

Működő belső kontrollok létezése, jó minőségi teljesítmény. Az ellenőrzési jelentés megállapításai nem utalnak alapvetően gyenge pontokra. A munkatársak képesek a célkitűzések megvalósítására, a kockázatok megfelelő kezelésére.

• Korlátozottan megfelelő:

A minősítés a legtöbb tekintetben elfogadható teljesítményt mutat. Előfordul azonban, hogy a folyamatok rendszerét nem mindig követik megfelelően nyomon. A megállapított gyengeségek a szokásos munkafolyamatok mellett korrigálhatók.

• Gyenge:

A folyamatok rendszere több hiányosságot mutat. A teljesítményt nem felügyelik megfelelően, az alkalmazott eljárások sem elég hatékonyak. Azonnali korrekciós intézkedésre van szükség.

• Kritikus:

A teljesítmény, a működési feltételek több szempontból hiányosságot mutatnak. Az alapvető belső ellenőrzési pontok sem működnek, az eljárások sokszor fékező hatásúak A vezetés javító intézkedéseit szigorú és gyakori beszámoltatással kell egybekötni.

• Elégtelen:

A teljesítmény és a működési feltételek elégtelensége súlyosan veszélyezteti a működést. A megállapítások hanyag ügykezelésre, a jogszabályok figyelmen kívül hagyására, a meghatározott eljárásoktól történő szándékos eltérésre mutatnak. A sürgős intézkedések elmulasztása a szervezet életképességének veszélyeztetésével jár.

Az alábbiakban az általánosítható tapasztalatokat összegezzük.

A vizsgált pályázók - a 2004. évi vizsgálatok alapján - a  kapott támogatásokat minden esetben a pályázati szerződésekben meghatározott célok  teljesítésére használták fel. A felhasználási jogcímek esetében kisebb eltérések előfordultak, melyek ha nem adódott szabályos korrekciós lehetőség, rész-visszafizetési következménnyel jártak. Sok a határidő és a jogcím módosítási kérelem, a kiváltó okok megszüntetésére jórészt azonos a javaslat: körültekintőbben kell meghatározni a megvalósítás határidejét és a költségvetés tételeit.

Az elszámolási lapok és az alapokmányok adatainak egyezőségét állapítottuk meg a pályázatok túlnyomó többségénél.

A kiadások a banki vagy házipénztári forgalomban szabályosan teljesültek.

Több pontatlanság, vagy szabálytalanság volt az ÁFA elszámolásokban.

A kisebb szervezeteknél (Szövetség, Egyesület, Kht, Alapítvány) tett gyakori észrevétel, hogy a könyvelési alapbizonylatokat teljesítmény-igazolás, érvényesítés, utalványozás nélkül, ömlesztve adják át a – legtöbbször – külső könyvelőnek. Ha egy számla összegét több finanszírozóra vagy pályázatra számolják el, a részösszegeket a bizonylaton gyakran elmulasztották egyértelműen rögzíteni. Sajnálatos és gyakori mulasztás, hogy a bizonylatra nem vezetik rá az adott pályázat azonosító számát.

A jobbítás érdekében felhívtuk a figyelmet belső szabályzat(ok) kidolgozásának szükségességére, amely a bizonylat-kezelés folyamatát,  az abban közreműködők kötelezettségeit és jogosultságát határozza meg.

Javasoltuk - különösen ahol nagyobb számú bizonylatot kell kezelni – az elszámoláshoz  egyszerűbb, „technikai bélyegző” használatát, amelyen legalább a teljesítés igazolása, a kifizetés engedélyezése és a pályázati azonosító megjelölése szerepel.

Példaként, két lehetséges technikai bélyegző –változat:

vagy

A támogatások számviteli elkülönítése a könyvelésben több helyen nem valósul meg, nagyrészt az alkalmazott könyvelési program korlátjai miatt. Helyes az a gyakorlat, ha ilyenkor legalább egy külön analitikát vezetnek a program költségvetéssel és az elszámolási lappal összhangban, s külön irat-gyűjtőben tartják a pályázattal összefüggő dokumentációt, ideértve a szerződéseket, megállapodásokat, levelezést, számításokat, beszámolókat.

Előfordult, hogy ezeket csak körülményesen sikerült összegyűjteni, okként pedig vezető vagy tisztségviselő-váltás volt a magyarázat. Az időközben eltávozott tisztségviselők nem zárkóztak el az egyes kérdések tisztázása elől, ezzel együtt fel kell hívni a figyelmet, hogy a váltásoknál a munkaköri átadás-átvételi jegyzőkönyv külön pontja kell, hogy legyen a pályázatokkal összefüggő dokumentációk megléte, teljessége.

A tapasztalatok azt mutatták, hogy a támogatások kiutalását megelőzően már merültek fel kiadások a projekttel kapcsolatban. Ezeket a pályázók saját forrásaikból megelőlegezték, így a támogatásokból átmeneti likvid eszköz nagy általánosságban nem származott.

A pályázó partnerek és az Igazgatóság belső ellenőrzése munkakapcsolata zökkenő nélküli volt. A szemléletben sem tértek el a nézetek: a belső ellenőrzés feladata a szerződésszerűség, szabályszerűség és a folyamatok rendjének megállapítása, eseti eltéréseknél pedig az okok feltárása és javító intézkedések kezdeményezése volt.

Az összegzésként kapott minősítések nagyobb része a „megfelelő” kategóriába került, kevesebb volt a „korlátozottan megfelelő”, „gyenge” vagy „kritikus” megjelölésű.

A kevesebb előfordulás ellenére a pontatlan vagy szabálytalan, késéssel vagy hiányosan beadott elszámolások, beszámolók rendbehozatalukig aránytalanul sok munkaráfordítással jártak, nehezítve vagy fékezve az egyéb normál munkafolyamatokat. Egyszeri előfordulásuk  magyarázható – tudomásul vehető, de a folyamatosan  késő, mulasztó szervezetek esetében  - a megelőzést célozva - mérlegeljük és javasolni fogjuk az utófinanszírozási gyakorlatra való áttérést.

Budapest, 2005. január 5.